Где хранить деловую документацию: выбираем шкафы и тумбы

Несмотря на всеобщую цифровизацию документооборота, избавиться от бумажных документов пока не удаётся. В офисе любой компании проблема упорядоченного хранения деловых бумаг стоит очень остро, ведь буквально каждый шаг в бизнесе сопровождается оформлением десятков всевозможных соглашений, договоров, спецификаций, накладных, счетов-фактур, отчётов и т.д.

Где всё это хранить?

Пока бумаг не слишком много, для их хранения хватает места в ящиках письменного стола. Но даже небольшой фирме, как правило, не удаётся обойтись столь мизерными объёмами, поэтому приходится задумываться о приобретении специальной мебели – шкафов или тумб. Как правило, они изготавливаются с учётом размеров стандартных архивных папок, а тумбы для лёгкого перемещения в пределах офиса оборудуются мебельными колёсиками.

Виды систем хранения

В настоящее время мебельные предприятия предлагают широчайший ассортимент офисных шкафов и тумб, которые различаются по габаритным размерам, материалам и конструкции. Наиболее востребованы следующие разновидности.

• С полками. Полки могут быть открытыми, стеллажного типа, или закрыты дверцами. Многие модели предусматривают возможность регулировки расстояний между полками для максимальной адаптации под конкретные задачи.
• С ящиками. Выдвижные ящики удобны для хранения канцелярских принадлежностей, аксессуаров к оргтехнике и прочих нужных мелочей. Отдельные ящики можно оборудовать замками, чтобы ограничить доступ к носителям конфиденциальной информации.
• Комбинированные. Такие модели в своей конструкции сочетают полки и ящики, что очень удобно для небольших кабинетов.
• Архивные. Специализированные шкафы предназначены исключительно для хранения документации в архивных папках, поэтому их полки заранее разделены на ячейки или секции. Часто архивные шкафы и тумбы изготавливают из металла и оснащают замками.

Выбор тех или иных шкафов зависит от объёмов и специфики документооборота для отдела или конкретного сотрудника. Широкий выбор моделей представлен на страницах сайта https://attento.ru/sistemy-hraneniya/, где можно выбрать офисную мебель под любые деловые задачи.

Расстановка офисных шкафов и тумб

При размещении систем хранения следует учитывать, в первую очередь, удобство доступа к документам. Большие шкафы располагают на открытых местах, чтобы каждый сотрудник без затруднений мог отыскать нужные бумаги. Тумбы, как правило, располагают рядом с рабочими столами. Сотрудники складывают в них документы, с которыми работают в текущий момент. Это позволяет экономить рабочее время, исключая бесконечные хождения с папками в руках.

Высокие габаритные шкафы обычно размещают вдоль стен или в углах кабинета, но в просторном офисном помещении их можно использовать для разделения пространства между рабочими местами. Необходимо предусмотреть удобные проходы между шкафами и столами, чтобы исключить тесноту и неудобство.